Наличие грамотно построенных бизнес-процессов в компании помогает стать бизнесу более эффективным, организованным и управляемым.
На примере нашей молодой компании «Порядок в учете», занимающейся предоставлением бухгалтерских услуг на аутсорсе могу сказать, что внедрение бизнес-процессов помогло избежать хаоса в работе, структурировало работу сотрудников, закрепило за каждым свою зону ответственности.
Что представляет из себя бизнес-процесс? При первоначальном знакомстве многим управленцам становится смешно, когда они видят квадратики, кружки, стрелочки. Как они могут помочь в работе? Но именно благодаря четко прописанным схемам и инструкциям компания начинает работать «как часы».
Например, у нас в компании при появлении нового клиента на обслуживание никто не понимал кто должен запросить первоначальные данные у клиента, кто выставляет клиенту счет на предоплату, в какой момент бухгалтер приступает к работе с клиентом, какая группа бухгалтеров закрепляется за клиентом. В каждой подобной ситуации нужно было личное участие руководителя. Ругать сотрудников и требовать от них самостоятельности не имеет смысла, потому что никто четко не понимает каким образом действовать в каждой конкретной ситуации.
Существует множество программ для отрисовки бизнес-процессов, и с каждым днем появляются все новые и новые. Мы использовали сервис bpmn.io – конструктор для описания и моделирования процессов. Сервис бесплатный и не сложный в изучении.
Потратив примерно месяц на отрисовку всех бизнес-процессов в компании, оттачивание всех деталей и мелочей, мы наконец-то получили систему и поняли, что это время потрачено не зря! Теперь наша компании готова к стабильному росту, сотрудники структурированы, каждый понимает свой порядок работы. Конечно, работа на этом не закончена: каждый раз, когда происходят какие-то изменения в компании, выявляются «узкие» места в работе, появляется новый продукт, совершенствуется система работы с клиентами, бизнес-процессы пересматриваются управленцами с руководителями подразделений.
Бизнес-процессы необходимы любому бизнесу от микропредприятий до больших корпораций. Для построения сложной схемы можно привлечь в работу бизнес -аналитика, если же бюджет компании не предполагает такие расходы, разработать схему можно и самостоятельно.